Finance & Administration Specialist (Especialista de Finanzas y Administración)
Proyecto: Compliance and Upholding Mexican Labor Provisions for Enforcement to Protect American Workers in U.S.–Mexico Trade (CUMPLE)
Fuente de financiamiento: U.S. Department of Labor (USDOL)
Sede de trabajo: Ciudad de México
Tipo: Tiempo completo
Resumen del proyecto
CUMPLE es un proyecto de cooperación técnica internacional financiado por el USDOL/ILAB, liderado por Partners of the Americas, cuyo objetivo es fortalecer el sistema de justicia laboral mexicano a nivel estatal mediante un modelo tripartito que articula a autoridades laborales, empleadores y sindicatos. A través de diversas actividades integradas —incluyendo plataformas tecnológicas, formación de actores laborales, datos abiertos e intercambios sindicales— el proyecto impulsa la implementación plena de la Reforma Laboral de 2019 y el cumplimiento de los compromisos laborales del T-MEC en estados prioritarios con alta integración al comercio bilateral México-Estados Unidos.
Descripción de la posición
El/la Especialista de Finanzas y Administración coordinará y apoyará operaciones financieras clave de la oficina en México bajo el proyecto CUMPLE financiado por USDOL.
Esta posición será responsable de asegurar la precisión, consistencia y cumplimiento de los procesos financieros, incluyendo autorizaciones de viaje, reembolsos, reportes de gastos, coordinación de nómina y monitoreo de flujo de efectivo, en alineación con 2 CFR 200, políticas de POA y marcos legales mexicanos aplicables.
El rol tendrá una función clave en el monitoreo presupuestal, reportes financieros y administración de fondos, asegurando controles internos sólidos, preparación para auditorías y disponibilidad oportuna de información financiera para la toma de decisiones.
Trabajará en estrecha coordinación con equipos financieros, operativos, programáticos y técnicos, y brindará soporte directo al Director de Finanzas y Administración para mantener una implementación eficiente, conforme y orientada a resultados.
Responsabilidades principales
Operaciones financieras y procesamiento
- Procesar y dar seguimiento a transacciones financieras, incluyendo pagos a proveedores, reembolsos y reportes de gastos.
- Asegurar que toda la documentación financiera esté completa, correcta y debidamente archivada para fines de auditoría y cumplimiento.
- Mantener registros financieros organizados conforme a los requisitos de POA y del donante.
- Apoyar el seguimiento de gastos y conciliaciones financieras mensuales.
Gestión de viajes y gastos
- Revisar y procesar autorizaciones de viaje (TAs) en cumplimiento con las políticas del proyecto.
- Coordinar con agencias de viaje para gestiones de reservaciones cuando sea necesario.
- Revisar y procesar reportes de gastos de viaje, verificando documentación soporte y cumplimiento con regulaciones aplicables.
- Verificar la elegibilidad, asignación adecuada y razonabilidad de los costos relacionados con viajes, así como brindar orientación al personal y consultores sobre políticas de viaje y reembolsos.
Monitoreo presupuestal y reportes financieros
- Monitorear presupuestos, gastos y niveles de ejecución presupuestal para asegurar alineación con presupuestos aprobados y planes de trabajo.
- Apoyar la preparación de reportes financieros y proyecciones para reportes internos y del donante.
- Revisar información financiera para asegurar precisión, consistencia y cumplimiento con requisitos del donante.
- Apoyar la preparación de solicitudes de fondos y documentación soporte para casa matriz.
Flujo de efectivo y administración de fondos
- Apoyar la preparación y conciliación de proyecciones de flujo de efectivo y solicitudes mensuales de fondos.
- Dar seguimiento a gastos del proyecto y asegurar la disponibilidad de fondos para necesidades operativas y programáticas.
- Coordinar con casa matriz las transferencias de fondos y requerimientos de reportes financieros.
- Apoyar conciliaciones bancarias y monitoreo de saldos de cuentas.
Nómina y coordinación financiera con Recursos Humanos
- Apoyar el procesamiento de nómina, incluyendo la preparación y validación de insumos de nómina.
- Coordinar con Recursos Humanos y proveedores externos para asegurar cumplimiento con requisitos laborales y de seguridad social en México (IMSS, ISR, etc.).
- Mantener registros de nómina y documentación soporte.
- Apoyar en la atención de consultas del personal relacionadas con nómina y prestaciones.
Cumplimiento y controles internos
- Asegurar que las transacciones financieras cumplan con 2 CFR 200, requisitos de USDOL y políticas de POA.
- Revisar documentación soporte conforme a criterios de allowability, allocability y reasonableness establecidos por USDOL.
- Apoyar procesos de auditoría, incluyendo preparación de documentación y respuestas a solicitudes de auditoría.
- Identificar riesgos financieros o inconsistencias y proponer acciones correctivas.
Coordinación y soporte
- Coordinar con equipos programáticos, operativos y administrativos para asegurar procesos financieros eficientes.
- Brindar orientación a personal y consultores sobre procedimientos financieros, documentación y requisitos de cumplimiento.
- Apoyar al Director de Finanzas y Administración en reportes financieros, proyecciones y tareas operativas.
- Brindar apoyo al Gerente de Operaciones en asuntos operativos y administrativos, según se requiera. Asimismo, servir como punto de contacto para la coordinación financiera con equipos internos y actores externos cuando sea necesario.
Requerimientos mínimos
- Licenciatura en Contabilidad, Finanzas, Administración de Empresas, Economía o área afín.
- Mínimo 9 años de experiencia en administración, finanzas, contabilidad u operaciones relacionadas.
- Experiencia en gestión de solicitudes de viaje, reembolsos, reportes de gastos, coordinación de nómina y seguimiento financiero.
- Experiencia apoyando el monitoreo presupuestal, reportes financieros y administración de fondos.
- Familiaridad con marcos de cumplimiento regulatorio, procedimientos financieros del sector público o entornos de proyectos financiados por donantes.
- Atención al detalle y habilidades organizativas sólidas.
- Capacidad para manejar múltiples tareas y cumplir plazos en un entorno dinámico.
- Fuertes habilidades de comunicación y coordinación.
- Excelente comunicación oral y escrita en español; nivel funcional de inglés deseable.
- Disponibilidad para viajar aproximadamente 10–20% del tiempo.
Requisitos Deseables
- Experiencia profesional en organizaciones sin fines de lucro, sector público, embajadas o proyectos de desarrollo internacional.
- Experiencia apoyando presupuestos de proyectos medianos o grandes y procesos de seguimiento financiero.
- Familiaridad con normativas fiscales, laborales y de nómina mexicanas.
- Conocimiento de 2 CFR 200 (Uniform Guidance) y/o experiencia en proyectos financiados por el gobierno de EE.UU. (USG).
Competencias clave
- Atención al detalle y precisión
- Pensamiento analítico y resolución de problemas
- Organización y gestión del tiempo
- Comunicación efectiva
- Trabajo en equipo y colaboración
- Adaptabilidad y responsabilidad
Para aplicar, por favor enviar su currículum a los siguientes correos: dmorabito@partners.net & drio@partners.net
Se informa que solo se establecerá contacto con aquellas personas que pasen a la etapa de preselección.
Fecha límite de envío de documentación: 22 de mayo