Asistente de Adquisiciones y Administración

Partners of the Americas (POA) busca candidatos calificados para la posición de Oficial de Adquisiciones y Administración para un proyecto financiado por la Agencia de los EE.UU para Desarrollo Internacional (USAID) en Colombia, bajo la Iniciativa de Nuevas Alianzas. El objetivo del proyecto es aumentar la capacidad del sistema educativo colombiano para brindar educación sostenible, inclusiva y de calidad en áreas impactadas por la migración. La posición estará basada en Bogotá, Colombia y el/la Oficial tendrá la responsabilidad de liderar de manera eficiente en la gestión de los procesos de adquisición o contratación de bienes y/o servicios a nivel nacional e internacional que sean requeridos, siendo un actor/a clave para asegurar el cumplimiento de las mejores prácticas en materia de adquisiciones y contrataciones.

Responsabilidades:  

Garantizar la implementación de los procesos de adquisición y administración, centrándose en el logro de los siguientes resultados:  

  • Asegurar el cumplimiento de las actividades de adquisición con las reglas vigentes de POA y USAID.   
  • Cumplir con los reglamentos, políticas y controles internos garantizando el buen funcionamiento del proceso de adquisiciones.   
  • Cumplir con los procedimientos internos del área de adquisiciones a nivel de contratación y compras.   
  • Seguimiento a los procesos de adquisiciones y control de los flujos de trabajo del proyecto y con otros proyectos de la organización.   
  • Manejo adecuado de los archivos físicos y electrónicos del proyecto.   
  • Implementación de la estrategia de contrataciones, incluidos los procesos de licitación y evaluación.  
  • Asegurar el cumplimiento de las consideraciones legales, las condiciones de pago y analizar y gestionar los riesgos contractuales.  
  • Realizar la evaluación inicial de las ofertas que se reciben.   
  • Evaluación del desempeño de los contratistas y negociación de ofertas.  
  • Gestión de los contratos y órdenes de compra y de la relación con los contratistas y proveedores.    
  • Brindar apoyo eficiente a la administración de los contratos, enfocándose en lograr la elaboración de contratos, enmiendas, modificaciones necesarias que garanticen la conformidad con los manuales de la POA y/o USAID, solicitando su revisión por la unidad competente.  
  • Revisión de facturas y tiquetes, de pólizas de seguro contractuales (valores, fechas y coberturas), recibo y gestión de documentación para inscripción de proveedores, búsqueda en listas restrictivas para contratos, otrosíes, creación y actualización de contratistas y proveedores.  
  • Manejo de cotizaciones, proveedores, órdenes de compra, gestión documental, solicitud de insumos, agenda de reuniones, consolidación de bases de datos, novedades, informes.  
  • Dar el apoyo administrativo y logístico al personal de Juntos Aprendemos de acuerdo con las necesidades del proyecto.   

Calificaciones Profesionales: 

  • Tecnólogo o estudiante de últimos semestres de carreras industriales o administrativas.  
  • Mínimo dos (2) años de experiencia profesional implementando procedimientos y servicios de adquisiciones en entidades públicas o entidades privadas con alcance multinacional.  
  • Conocimientos en procesos de compras, abastecimiento, generación de órdenes de compra, confirmación de cotizaciones, archivo y reportes.  
  • Experiencia de adquisiciones en proyectos del área de educación y/o niñez, es deseable.  
  • Deseable experiencia en el área de adquisiciones de proyectos financiados por el Gobierno de los Estados Unidos, preferiblemente USAID.  
  • Conocimiento de los procedimientos administrativos, tributarios y bancarios en Colombia.  
  • Conocimiento de las reglas y regulaciones del Gobierno de los Estados Unidos para ejecución de proyectos de desarrollo internacional. 
  • Experiencia en normas y procesos de contratación pública y privada. 
  • Bilingüe (Español/Inglés), preferiblemente. 
  • Excelentes habilidades de comunicación oral y escrita y de relaciones interpersonales  

POA ofrece un ambiente de trabajo estimulante, con remuneración profesional competitiva. Profesionales interesados, enviar su hoja de vida y carta de interés o motivación a ccastro@partners.net. Favor identificar su postulación con el título “Oficial de Adquisiciones y Administración - JA”.